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Définir l’objectif, la thématique et les intervenants

Si « journée d’étude » implique que l’événement dure une journée, vous pouvez aussi choisir d’écourter encore la rencontre et de la faire tenir sur une demi-journée. Mais cette décision dépendra d’autres facteurs : quelle problématique souhaitez-vous aborder pendant cet événement ? Selon son importance, vous aurez plutôt intérêt à faire durer ou pas la journée d’étude. En effet, si la thématique que vous choisissez est au cœur des préoccupations de vos collaborateurs, lui donner assez d’espace pour être analysée et débattue est important. Cela montre que vous avez cerné les bonnes priorités. Le nombre de vos intervenants sera aussi déterminant : qu’ils soient deux ou sept, cela aura forcément une incidence sur la durée totale de la journée. Enfin, n’oubliez pas de définir un objectif précis à cet événement : il vous permettra d’évaluer efficacement son succès, et de tirer les leçons de votre expérience pour les prochaines fois.

Les questions logistiques à ne pas négliger

Outre le lieu que vous prendrez soin de choisir afin qu’il puisse accueillir tous vos participants de manière confortable et agréable, quelques points de vigilance sont à retenir lors de la préparation de votre journée d’études.
Vous veillerez à prévoir un catering adapté. Un déjeuner trop lourd peut entraîner une petite somnolence après le repas, ce qui n’est pas idéal pour la concentration. Au contraire, des quantités trop petites, ou l’absence de pause café, rendra vos intervenants comme vos invités affamés, et cela peut aussi renvoyer une image négative de votre entreprise.
Si possible, pensez à prévoir de l’espace pour les effets personnels de chacun : un petit vestiaire accueillant les gros manteaux en hiver permet de dégager la salle dans laquelle se dérouleront les interventions.
Enfin, n’oubliez pas de fournir des bouteilles d’eau et des bloc-notes. Ces petites attentions font toute la différence !

Journée d’étude, table ronde, colloque… quelles différences ?

Comme son nom l’indique, la journée d’étude est un événement court qui permet, en une journée ou un peu moins, d’aborder une thématique précise sous l’angle de l’expertise en invitant des intervenants pertinents dans le domaine. La table ronde peut être un élément du programme de la journée d’étude : seule, elle ne peut durer plus de quelques heures. Elle donne cependant l’occasion de rassembler plusieurs experts sur un sujet pendant ce laps de temps et d’organiser une véritable conversation sur ce sujet. Croiser les opinions, les parcours et les expériences donne une belle vision d’ensemble d’une problématique. Un colloque, quant à lui, est une journée d’étude format XXL. Plus courant sur des thématiques scientifiques, il demande beaucoup d’organisation et un budget beaucoup plus conséquent. Souvent organisé sur plusieurs jours voire sur une semaine, il demande une attention soutenue pour recevoir les intervenants et pour retenir l’attention des auditeurs.