Este tipo de eventos les permite estar actualizados, darse a conocer, hacer contactos y reunirse con personas de ideas afines.
Una conferencia debe celebrarse en un lugar tranquilo con salas amplias equipadas con alta tecnología. Los ponentes deben ser personas influyentes que inspiren y sepan transmitir sus conocimientos. Además, la decoración de la sala, el catering y el alojamiento deben proporcionar a los asistentes bienestar durante el tiempo que dure la conferencia. Otros parámetros como el transporte al lugar de la celebración o las posibilidades de ocio y tiempo libre son también decisivos.
La organización de una conferencia debe realizarse con un plazo mínimo de seis meses, siguiendo un orden establecido y contando con un equipo que ayude a gestionar los diferentes aspectos del evento:
Aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar una conferencia
El presupuesto: el primer paso para elaborar el plan de la conferencia es establecer un presupuesto. Este debe incluir la contratación del espacio, los gastos de catering y decoración y los honorarios de los ponentes.
El lugar: debe ser amplio, sereno y acogedor. Un sitio tranquilo, rodeado de árboles, viñas, jardines o situado en medio de un bosque es la mejor opción. Tanto si el evento tiene un perfil académico como corporativo, la convivencia entre los asistentes facilitará el intercambio de ideas y de conocimientos.
La duración: en función del número de asistentes que vayan a acudir a la conferencia y del número de ponentes que vayan a participar, hay que determinar una duración. Se recomiendan dos días completos de celebración para una conferencia de de 250 a 300 personas (esto es un baremo que se aplica a nivel internacional).
Los ponentes: una vez creado el título de la conferencia y definidos los diferentes temas que se van a tratar, hay que encontrar expertos influyentes con capacidad de oratoria. Las reuniones previas con los ponentes son fundamentales para organizar el programa, coordinar los tiempos de las presentaciones y transmitir al público el mensaje deseado.
Los asistentes: la agenda del evento debe planificarse con cuatro meses de antelación. Los temas y las actividades alternativas, como conciertos, talleres y actividades en la naturaleza, deben estar dirigidos al público objetivo de la conferencia.
Ubicaciones ideales para celebrar conferencias internacionales
El potencial turístico del lugar es un aspecto importante a tener en cuenta. A los estudiantes y a los expertos les encanta conocer lugares nuevos, probar la gastronomía típica y disfrutar de experiencias de bienestar en los alrededores. El nombre de los ponentes, el tema de la conferencia, la facilidad de alojamiento y la oferta gastronómica y cultural del lugar son factores decisivos a la hora d
