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Comment élaborer un plan de formation ?

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Comment élaborer un plan de formation ?

 

Pour gérer efficacement les compétences de ses collaborateurs, il convient d’établir un plan de formation. Ce dernier a pour vocation de définir les besoins de l’entreprise en termes de compétences et les relier aux savoirs, savoir-faire et savoir-être actuels des salariés.  

L’enjeu est de co-construire un parcours de développement pour le Talent. Le parti pris de cet exercice est le suivant : le développement d’un Talent ne se réalise pas uniquement par la formation classique : en effet,

– 70% de l’apprentissage se fait au fil de l’expérience professionnelle, par le travail pratique, les missions, les challenges professionnels.

20% se fait via les échanges avec les autres au travail, le réseautage. 

– 10% est réalisé par la formation traditionnelle : la formation, le coaching. 

Chaque talent se voit ainsi proposer un plan de formation incluant tout une partie de « vis ma vie » (découverte d’un autre métier ou service), de benchmark ou de participation à des clubs métiers… 

Comme tout plan d’action, il convient de définir précisément les objectifs, les indicateurs de succès et prévoir l’enveloppe budgétaire en conséquence. Les mesures de performance permettent de boucler sur les objectifs de formation et assurer ainsi une cohérence entre les besoins détectés et les actions concrètes.  

Imposée ou pas, cette pratique vertueuse de bonne gestion assure une excellente utilisation des moyens affectés à ce poste.  

Définition et rôle du plan de formation 

Il s’agit d’un outil stratégique de management des Ressources Humaines. Il rassemble toutes les formations en cours et à venir sur l’année, en lien avec la politique d’entreprise définie. Il s’agit d’un projet opérationnel de développement et d’adaptation des compétences de vos salariés aux évolutions des métiers dans votre structure. Ce projet est délimité dans le temps et précisément budgété (puisque la charge du plan de formation incombe à l’entreprise et pas aux salariés qui en bénéficient). 

Obligations légales 

Le domaine de la formation professionnelle est encadré par un certain nombre d’obligations légales. Le plan de formation découle de l’obligation des employeurs à former les salariés de l’entreprise. 

En tant que manager, vous avez l’obligation de procéder à : 

  • L’adaptation à l’emploi et le maintien de l’employabilité de vos salariés. 
  • Une négociation collective et un dialogue social sur le thème de la formation professionnelle  
  • L’obligation de réaliser tous les deux ans des entretiens professionnels pour chacun de vos collaborateurs, afin d’envisager avec eux des évolutions de parcours. 

Cet outil de gestion est encadré par la législation. Les représentants du personnel doivent donner leur aval avant que le plan ne soit entériné. 

Comment le mettre en place ? 

Le déploiement du plan de formation au sein d’une entreprise nécessite de respecter un certain nombre d’étapes pour en assurer le succès. Il s’étend sur une année complète, de septembre à septembre de l’année suivante. Il s’agira de bien suivre chacune des phases afin de déployer un projet structuré et organisé. 

1. Commencez par recenser les informations recueillies en Année N et faites un bilan. Quels ont été vos principaux succès sur l’année écoulée ? Quels sont les points à améliorer, les outils à mettre en place ou à faire évoluer ? La budgétisation de votre plan de formation précédent était-elle réaliste et cohérente ?

2. Déterminez l’orientation stratégique que vous souhaitez donner à votre entreprise. Existe-t-il des évolutions stratégiques en cours ou à venir ? des emplois en mutation ? Quelles sont les urgences ? Les priorités ?

3. Analysez vos besoins en formation :

-Les besoins collectifs d’une part si vous cherchez à améliorer la performance d’un département par exemple. 

-Les besoins individuels d’autre part si vous cherchez à combler les écarts existants liés à l’évolution d’un emploi ou dans le cas d’un souhait d’évolution exprimé au cours des entretiens professionnels.

4. Réalisez un plan de mise en œuvre. Ce dernier prendra la forme d‘un tableau et renseignera toutes les informations nécessaires à la mise en marche du projet. Chaque talent bénéficie d’un parcours type par métier :  les formations proposées sont adaptées à son évolution interne.

5. Budgétisez l’ensemble du plan de formation. C’est une étape qui demande rigueur et précision puisqu’il s’agit de rester cohérent afin d’avoir l’estimation la plus proche possible du réel. Le budget de la pépinière Châteauform’ est construit chaque année autour de plusieurs piliers : relation clients, leadership-accompagnement, métiers et l’intégration « bienvenue dans la famille »…

6. Communiquez la démarche auprès de vos salariés. Vos collaborateurs sont les principaux acteurs de ce plan de formation, sa réussite dépend principalement d’eux, ils doivent en avoir connaissance et y adhérer totalement.

7. Mettez en œuvre le projet et assurez-en le suivi tout au long de l’année. Dans le déroulement du projet, des ajustements seront nécessaires face aux imprévus ou aux urgences. Ne soyez pas trop rigide quant au déroulement de votre plan de formation, il vous faudra rester adaptable.

8. Evaluez les retombées du plan de formation et faites un bilan afin d’ajuster votre mode de fonctionnement si besoin pour les années à venir. Chaque entretien d’évolution annuel est l’occasion pour le leader de faire le point avec le talent en fonction de sa réponse à la question « que retiens-tu des formations auxquelles tu as participé cette année ? ».

Contenu d’un plan de formation 

Ce document contient toutes les informations nécessaires à la mise en place et au bon déroulement de votre projet. Il doit donc renseigner des informations précises concernant votre politique d’entreprise et vos stratégies en cours et à venir. Cela favorisera la distinction des types de formations à mettre en place et l’ordre des priorités à établir en conséquence. 

Il existe trois grandes classes de formations en fonction des besoins spécifiques des talents : 

-Adaptation au poste  

-Évolution ou maintien dans l’emploi  

-Développement des compétences  

Le plan de formation doit faire apparaître très distinctement ces besoins dans un souci de lecture et de compréhension simplifiée du document. 

Doivent être également mentionnées les informations concernant les talents qui ont bénéficié de formations ainsi que les données logistiques essentielles à la mise en place effective du projet.