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Open space design : comment aménager un open space ?

Si les open space peuvent être un excellent moyen de stimuler la productivité et la collaboration, ils peuvent également entraver les performances professionnelles d'un employé. Le besoin d'espaces plus calmes et de salles de travail dédiées à la reflexion se fait de plus en plus ressentir, de nombreux employés se trouvant distraits par la pollution sonore d'un bureau ouvert.

Qu'est-ce qu'un bureau en open space ?

Un bureau en open space est un poste de travail conçu pour faciliter la collaboration entre les employés. Bien que la plupart des open space disposent d'une salle de conférence privée pour les réunions, la majeure partie de l'espace de travail est ouvert, tous les employés sont installés dans la même pièce et disposent d'un bureau indiviudel. Ce style moderne d'aménagement de bureau professionnel est né de l'idée que les espaces de travail en commun renforcent la capacité à innover et créer tout en favorisant la mise en réseau et la création de lien.

 

Bien que les open space puissent sembler ne pas avoir de conception uniforme, ils sont spécifiquement conçus pour aider la communication tout en maintenant un semblant de vie privée grâce à des espaces de travail assignés. Cependant, la vie privée est souvent réduite au minimum, avec des cabines ou des cloisons basses séparant certaines zones de travail. L'idée est de pousser à la collaboration et d'éviter que les gens ne se terrent dans leur propre espace, où il est plus difficile d'échanger.

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Avantages d'un bureau en open space

L'un des plus grands avantages d'un open space est de faciliter la créativité et le travail d'équipe. Avec un aménagement en open space, le rapport hiérarchique est lissé, les employés sont davantage inclus dans les décisions et les projets importants. Le fait de rassembler les gens contribue à encourager un apprentissage plus rapide, une meilleure communication et davantage d'idées. Comme la plupart des entreprises s'appuient sur le brainstorming pour trouver de nouvelles idées et de nouveaux concepts, le fait d'avoir tous les employés dans un même espace peut aider ces idées à circuler plus rapidement et à faire participer tout le monde à la vie de l'entreprise.

 

Outre les avantages en termes de travail d'équipe et de productivité, les bureaux en espace ouvert sont également avantageux pour les entreprises car ils coûtent moins cher. Le fait d'avoir un bureau ouvert réduit les coûts de construction, de services publics et d'équipement de bureau. Le fait de disposer d'un espace commun signifie que tous les employés peuvent partager le matériel et les ressources de bureau, comme les imprimantes et la papeterie. En outre, le modèle de bureau ouvert favorise ce sentiment d'appartenance à une équipe et donne aux travailleurs un sentiment d'appartenance, ce qui conduit à un espace de travail sans barrières et à un meilleur leadership.

Inconvénients d'un bureau en open space

Les open space ont souvent été décrié. L'un des principaux inconvénients d'un bureau ouvert est la pollution sonore. Un autre inconvénient d'un aménagement ouvert est que certaines personnes sont plus performantes lorsque le bureau est calme ou quand elles ont leur propre espace. Cela est particulièrement vrai pour les introvertis ou ceux qui ont besoin d'un espace de travail organisé pour être productifs. La sensation de chaos que procure un bureau à aire ouverte peut sembler désordonnée, ce qui a un effet psychologique sur certaines personnes. Certains open space peuvent donner l'impression aux travailleurs qu'ils ne peuvent pas contrôler leur environnement, ce qui entraîne un travail plus négligé et de la fatigue.

 

Certaines études contredisent également l'objectif premier d'un open space (stimuler la productivité et améliorer la communication), les conclusions de ces études concluant que le modèle à aire ouverte diminue la communication en face à face, ainsi que la productivité. D'autres études ont tiré les mêmes conclusions, avec une étude suédoise qui a constaté que les open space nuisent non seulement à la collaboration en raison d'une utilisation accrue de l'e-mail, des SMS et de la messagerie instantanée, mais qu'ils réduisent également le bonheur des employés.

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Autres types d'aménagement de bureau professionnel

Alors, comment les entreprises peuvent-elles offrir un environnement qui encourage la productivité et le travail d'équipe des employés tout en favorisant le bonheur ? Il existe plusieurs solutions de rechange qui se sont avérées efficaces pour contourner les inconvénients des bureaux à aire ouverte, tout en tirant parti des avantages d'un lieu de travail plus calme.

Bureaux fermés

Également connu sous le nom de bureau fermé ou d'aménagement de bureau privé, un bureau fermé utilise des cubicules et des panneaux pour créer une division et une intimité pour les travailleurs. Un bureau fermé comprend des pièces différentes pour chaque service, ainsi qu'un espace de travail séparé que les travailleurs peuvent appeler leur propre espace. Ces types d'aménagement de bureaux sont un grand remède au bruit et au chaos d'un aménagement en espace ouvert, car ils offrent un espace calme où les travailleurs peuvent se concentrer. Ils permettent également d'accueillir les employés qui sont plus productifs dans un cadre plus ordonné et mieux organisé. Voici les principaux avantages d'un aménagement de bureau fermé :

L'intimité

L'aménagement d'un bureau fermé est le meilleur choix si vous souhaitez préserver l'intimité des employés. L'intimité d'un espace clos individuel procure au travailleur un sentiment de sécurité et élimine les distractions extérieures. Le respect de la vie privée joue un rôle important dans le processus décisionnel.

Augmentation des performances du travailleur

Les bureaux fermés éliminent la pollution sonore que l'on trouve dans les open space. La réduction du bruit et l'augmentation du respect de la vie privée sont importantes pour les entreprises qui ont besoin de se concentrer et de travailler sans distractions, comme les cabinets d'avocats et les institutions financières.

Un cadre hiérarchique renforcé

Utile pour les personnes qui travaillent mieux lorsqu'il y a une direction claire .

Bureaux cellulaires

Les bureaux cellulaires ont un plan de bureau ouvert, mais l'espace est divisé en plus petits espaces individuels. Ce type d'aménagement est la parfaite alternative à un bureau 100% en open space, car il offre aux travailleurs leur propre espace personnel, tout en conservant le sens de la collaboration au sein de l'équipe. Les bureaux cellulaires peuvent être cloisonnés avec des cellules entièrement fermées, en installant des cloisons à montants du sol au plafond, ou en utilisant des cloisons de séparation à mi-hauteur. Tout comme les plans de bureaux fermés, les bureaux cellulaires présentent plusieurs avantages, dont les suivants :

Un plus grand niveau d'intimité

L'intimité aide les employés à se sentir plus sûrs et plus à l'aise en leur offrant un espace plus calme. Le facteur "vie privée" contribue également à montrer au personnel qu'on lui fait confiance pour gérer son temps et sa charge de travail, ce qui accroît la responsabilité des employés.

Une plus grande appropriation de l'espace de travail

La conception du bureau cellulaire donne aux employés un plus grand sentiment de propriété sur leur espace de travail et leur permet de le personnaliser et de l'organiser comme ils l'entendent. Les employés peuvent ainsi exercer leur créativité et décorer leur propre bureau avec des effets personnels qui peuvent créer un plus grand sentiment de motivation et de positivité.

Des interactions significatives avec le personnel

Les bureaux cellulaires peuvent rendre les interactions entre les membres du personnel plus significatives et plus productives, car les employés sont conscients de leur espace personnel et réduisent au minimum les bavardages. Les environnements de travail plus calmes ont également tendance à inciter les gens à être plus tranquilles et plus concentrés sur leurs tâches.

Comment aménager un open space adapté à tous les employés ?

Chaque individu est différent, et tous les employés n'ont pas les mêmes besoins et attentes. Alors que certains peuvent être dynamisés par des espaces ouverts et une interaction constante, d'autres peuvent être fatigués et distraits. Pour que l'aménagement d'un open space convienne à chacun de vos talents, voici quelques conseils à prendre en compte :

 

  • Réduction du bruit

Le bruit est l'une des plus grandes plaintes lorsqu'il s'agit d'un aménagement de bureau en espace ouvert. C'est particulièrement vrai lorsqu'il n'y a pas de cloisons séparant les bureaux et que les employés discutent avec leurs collègues de travail à travers la pièce. De nombreuses études ont montré qu'une pollution sonore trop importante dans un bureau peut avoir un impact significatif sur les niveaux de productivité, réduisant la concentration et augmentant le stress. Des recherches ont montré que près de la moitié des travailleurs déclarent ne pas pouvoir se concentrer facilement, alors que la personne moyenne perd 86 minutes par jour à cause des distractions. Le plan de bureau ouvert peut être un cauchemar pour les travailleurs, en particulier pour ceux qui se laissent facilement distraire.

 

Pour lutter contre ce phénomène, les entreprises peuvent installer des "pièces silencieuses" pour que les travailleurs puissent aller travailler en toute tranquillité. Ces espaces calmes pour les bureaux se sont multipliés, les entreprises mettant à la disposition de leurs employés des bureaux insonorisés ou même de petits cubicules pour pouvoir travailler en toute tranquillité. Une autre façon de lutter contre le bruit dans un bureau en espace ouvert consiste à fournir aux employés des casques antibruit.

 

Les bureaux peuvent fournir des casques à chaque employé à son bureau et même fournir un programme ou une application permettant aux travailleurs de télécharger et d'écouter de la musique apaisante ou des méditations pendant qu'ils travaillent. Le bruit ambiant est également une bonne alternative, de nombreux bureaux installant aujourd'hui des espaces verts avec des jeux d'eau pour calmer le bruit de fond. Et, croyez-le ou non, il existe également des meubles insonorisants que les bureaux peuvent se procurer. Il s'agit de sièges de bureau, de chaises longues, de canapés, de cloisons murales et de classeurs qui joue sur l'acoustique d'un bureau et réduisent le bruit.

 

  • Travailler pour les introvertis

Qu'est-ce qu'un introverti ? Les talents introvertis ont tendance à être plus calmes et réservés, et tirent leur énergie de la solitude et de l'introspection plutôt que de l'interaction sociale. Pour les introvertis, le concept de plan ouvert peut être l'enfer sur terre et peut affecter de manière drastique leur performance au travail. Les introvertis se sentent généralement plus productifs et heureux dans un espace calme et privé et apprécient le temps seul.

 

Dans un environnement de bureau, l'introverti aime rester concentré sur son travail plutôt que d'interagir ou de bavarder avec les autres travailleurs. Les introvertis trouvent les interruptions ou les distractions très frustrantes, et ils n'apprécient pas que leur travail ou leur processus de réflexion soit interrompu par l'agenda de quelqu'un d'autre. Afin d'aider les introvertis à s'épanouir au bureau, les entreprises peuvent leur donner un sentiment d'intimité en clôturant les bureaux avec des cloisons ou même des plantes comme barrière et une forme d'isolation sonore. Les personnes introverties bénéficieraient également d'espaces réservés au calme et d'options telles que des casques antibruit.

 

Pour induire un certain confort, encouragez les travailleurs à personnaliser leur espace de travail avec des décorations significatives ou des photos de membres de leur famille. Vous pouvez également prévoir des coins ou des pièces calmes désignés avec un éclairage ambiant pour aider à accroître la détente et la concentration.

 

  • Aider les extravertis à se concentrer

Alors que les introvertis s'épanouissent dans le calme et la solitude, les extravertis tirent leur énergie de l'interaction sociale. De ce fait, les extravertis apprécient généralement les aménagements de bureaux en espace ouvert, car ils favorisent la communication et allument les niveaux de productivité et de motivation.

 

Pour aider les extravertis et les introvertis à coïncider joyeusement, vous pouvez leur fournir des espaces de collaboration ou des "zones d'idées", où les interactions dynamiques et les "réunions de groupe" sont encouragées. La création d'un espace de travail et de loisirs est également un excellent moyen pour les extravertis de rester énergiques et heureux, avec la possibilité de jouer au billard ou à la balle avec d'autres employés et de socialiser dans une salle à manger ou une cour ouverte avec des tables et des bancs pour encourager la socialisation.

 

Des concours de travail peuvent être organisés pour permettre aux travailleurs sociables d'interagir et de trouver des loisirs avec d'autres travailleurs. Si la plupart des gens sont respectueux les uns des autres, certains extravertis ont du mal à comprendre le type de travail introverti.

 

C'est pourquoi les employeurs doivent discuter avec les travailleurs des différents types de personnalité et de la façon dont les extravertis peuvent poser un problème aux membres introvertis de leur équipe. Étant donné que de nombreux travailleurs, y compris les introvertis, apprécient un leadership fort, les extravertis doivent être encouragés à aider à encadrer les autres travailleurs et à les amener à discuter. Dans les réunions, les extravertis peuvent faire de grands leaders en aidant à inclure d'autres travailleurs ou à susciter le partage d'idées.

Les règles à respecter en open space

La gestion des employés et des différentes  personnalité dans un même espace de travail peut s'avérer difficile. En plus de réduire au minimum les distractions, vous devez également être capable d'encourager le travail d'équipe et l'interaction. Et si certains travailleurs peuvent apprécier la communication en face à face, d'autres préfèrent que leur vie privée soit respectée.

 

Voici quelques conseils pour préserver l'étiquette au bureau dans un espace de travail ouvert :

 

  • Respecter le temps des autres employés

Le bruit et les conversations bruyantes peuvent être préjudiciables à la productivité des travailleurs. Veillez à ce que le temps des employés soit respecté en réduisant le volume sonore et en tenant compte des personnalité de vos talents. Si un travailleur semble être très concentré ou signale qu'il n'est pas disponible pour parler, respectez cela et attendez un moment plus approprié pour aller discuter avec lui. Les réunions doivent également se tenir dans un lieu de réunion désigné et non pas dans les bureaux. Si vous avez le temps de programmer une réunion, faites-le dans une salle adaptée.

 

Rappelez aux travailleurs d'éviter de crier dans les bureaux. Si une personne est à trois bureaux ou plus, demandez-lui de se déplacer plutôt que de crier à travers la pièce. Offrir aux travailleurs un horaire de travail flexible peut contribuer à éliminer les distractions et à leur permettre de travailler librement selon leur propre horaire. Une autre façon d'améliorer la productivité des employés est de maintenir l'organisation de votre espace de bureau ouvert. Le désordre sur le bureau d'une personne peut facilement se répandre chez ses voisins, les distraire de leur propre travail et rendre leur concentration plus difficile.

 

  • Respecter la vie privée des autres employés

Pour les introvertis ou les travailleurs dont l'échéance approche, il peut être nécessaire qu'ils se retirent et qu'ils aient besoin de s'isoler. Aidez-les en leur fournissant des espaces ou des salles tranquilles où ils peuvent se concentrer sur leurs tâches sans être distraits. Les chercheurs de la Harvard Business School ont constaté que les employés sont plus productifs lorsqu'ils bénéficient d'un certain niveau d'intimité et ne sont pas soumis à l'examen de leur direction.

 

Si votre espace de travail n'a pas de pièces d'isolement désignées, vous pouvez facilement créer des espaces d'intimité en utilisant des cloisons ou des plantes pour créer une pièce de fortune.

 

  • Décider si un open space convient à votre organisation

Les avantages et les inconvénients d'un open space ouvert sont nombreux. Si les plans d'aménagement paysager peuvent contribuer à améliorer la communication, à favoriser le partage des idées et à encourager le travail d'équipe, ils peuvent également constituer une distraction pour certains travailleurs. C'est là qu'une conception intelligente et réfléchie du bureau est nécessaire pour qu'un aménagement de bureau professionnel puisse également répondre à tous les besoins.

Tous les jours Châteauform'@Home accompagne et conseil les entreprises pour les aider à trouver un équilibre entre un aménagement en open space et un aménagement avec des bureaux fermés .

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